Le compte rendu financier et d’activités
Le logiciel Retkoop est gratuit et accessible en ligne. Il est mis à disposition des mandataires pour la saisie du compte-rendu d’activités et du compte-rendu financier.
1) Si vous avez utilisé le cahier de comptabilité de Retkoop pour saisir votre comptabilité toute l’année, vous n’aurez qu’à compléter le compte-rendu d’activités et valider vos données. A partir du 1er Septembre, clôturer le cahier de comptabilité. Dans le cas contraire, il vous faudra recopier votre bilan (papier, comptacoop, excel) dans Retkoop et le valider.
2) Envoyer par voie électronique ou postale :
- le quitus signé par 2 vérificateurs aux comptes (dont au moins un parent d’élève)
- le relevé bancaire du mois d’août (ou juillet ou juin... s’il n’y a pas eu de mouvement au mois d’août)
- si la coopérative a touché des subventions de collectivités territoriales, les justificatifs de versement des subventions (courrier d’attributions ou copie du relevé bancaire ou apparaît le versement
Si le mandataire de la coopérative change, merci de compléter et nous faire parvenir la demande de changement de mandataire. Une formation pour les nouveaux mandataires est prévue au mois de Septembre de chaque année scolaire. L'animatrice pédagogique reste joignable pour toute aide ou question.
La commission de vérification aux comptes
Conformément au règlement intérieur (Article 10), les comptes de la coopérative scolaire sont obligatoirement vérifiés en fin d’exercice comptable par une Commission prévue à cet effet.
Cette Commission délivre son quitus au(x) mandataire(s) . Elle réduit le risque de contestation ou suspicion, permettant ainsi d’éviter d’éventuels conflits avec les enseignants et/ou avec les parents.
Composition
La Commission de Vérification est composée de 2 à 4 adultes (enseignants, parents, élus,...) qui n’ont pas tenu la comptabilité, afin de ne pas être à la fois juge et partie.
La Commission doit comprendre au moins un parent d’élève.
Les vérificateurs peuvent être désignés en Assemblée Générale ou en Conseil de coopérative. Leur mandat est annuel et renouvelable.
Le Trésorier et le Mandataire local ne peuvent en aucun cas être vérificateurs aux comptes.
En plus des vérificateurs, assistent à la réunion de la Commission : le Mandataire, le ou les Trésoriers (élèves ou adultes), le Directeur ou le Chef d’Établissement.
Réunion
La Commission se réunit une fois par an, en début d’année scolaire, après la clôture des comptes, et avant la tenue du premier Conseil d’École et du premier Conseil d’Administration.
La Commission se réunit obligatoirement dans l’école ou dans l’établissement, les documents comptables ne devant jamais en sortir.
En cas de mutation ou de départ à la retraite du Mandataire, cette réunion doit de préférence avoir lieu avant son départ.
Rôle et fonctionnement de la Commission
La Commission de Vérification des Comptes doit permettre de garantir la sincérité de la comptabilité.
La Commission se fait présenter :
- le cahier de comptabilité (gestion manuscrite ou informatisée)
- les cahiers de coopératives de classes (si régies d’avance)
- le compte rendu financier et d’activités
- le registre d’inventaire des biens achetés par la coopérative ou le foyer depuis sa création
- l’ensemble des pièces justificatives (factures, notes, tickets, fiches de recettes, bordereaux, reçus,…)
- les relevés bancaires
- les carnets de chèques utilisés
- la caisse en espèces
- le registre des délibérations du conseil de coopérative.
- La Commission vérifie le rapprochement bancaire en début et en fin d’exercice.
Par sondage, elle contrôle un certain nombre de pièces en recettes et en dépenses et se fait présenter les justificatifs correspondants.
La Commission de Vérification approuve le compte-rendu d’activités et le compte-rendu financier établis par le Mandataire.
Elle présente son rapport en Assemblée Générale, en Conseil de coopérative, en Conseil d’École ou au Conseil d’Administration.
Son rapport, signé par tous les vérificateurs, sera joint au compte-rendu financier et d’activités adressé au siège de l’association départementale avant le 30 septembre suivant la fin de l’exercice comptable.
Restrictions et obligations
En aucun cas, la Commission ne prédispose de l’utilisation des fonds et des biens. Les membres de la Commission de Vérification ont une obligation de réserve et de discrétion par rapport aux documents dont ils ont eu connaissance.